5 signes que votre système AV de salle de réunion doit être modernisé

Réponse rapide : votre système AV de salle de réunion doit probablement être modernisé si les réunions commencent régulièrement en retard à cause de la technologie, si les participants à distance ont une moins bonne expérience que les personnes présentes dans la salle, si chaque salle fonctionne différemment, si le matériel a atteint sa fin de vie ou ne reçoit plus de mises à jour de sécurité, ou si personne ne le surveille et ne l’entretient activement. Deux de ces signes suffisent à justifier sérieusement la planification d’une mise à niveau.

La plupart des organisations ne modernisent pas leur AV de salle de réunion selon un calendrier établi. Elles attendent qu’un problème devienne suffisamment pénible pour agir, ce qui signifie généralement qu’elles tolèrent de mauvaises réunions beaucoup plus longtemps qu’elles ne le devraient. Voici les cinq signes les plus clairs qu’il est temps d’agir, et ce qu’une modernisation AV bien conçue permet réellement de corriger.

Si « laissez-moi simplement faire fonctionner ça » est une façon normale de commencer une réunion, la salle travaille contre vous. Des écrans qui ne se réveillent pas, des appels qui ne se connectent pas, la recherche du bon câble ou du bon adaptateur : pris individuellement, ces problèmes sont mineurs, mais à l’échelle d’une organisation, ils représentent une véritable perte de temps chaque jour. Les problèmes de fiabilité sont généralement le premier signe que du matériel vieillissant ou mal assorti a dépassé sa durée d’utilisation utile.

C’est aujourd’hui la principale raison pour laquelle les organisations modernisent leurs salles. De nombreux espaces ont été conçus pour les réunions en personne et n’ont jamais été repensés pour le travail hybride. Le résultat : une simple caméra d’ordinateur portable, des personnes qui sortent du cadre, des voix impossibles à entendre à l’autre bout et du contenu partagé que personne ne peut lire. Si vos collègues à distance appréhendent discrètement de se joindre à certaines salles, votre AV ne correspond plus à la façon dont vos employés travaillent réellement. Une modernisation signifie des caméras de salle adaptées, des microphones qui couvrent toute la table et des écrans dont la taille convient à l’espace.

Lorsque chaque salle possède une télécommande différente, une façon différente de démarrer un appel et ses propres particularités, le personnel perd du temps à réapprendre les bases chaque fois qu’il change de salle. Le soutien devient également plus difficile, puisqu’il n’existe aucune configuration standard éprouvée sur laquelle s’appuyer. Une modernisation est le moment idéal pour normaliser les installations, afin que chaque salle fonctionne de la même façon et que n’importe qui puisse y entrer et démarrer une réunion sans tutoriel. Des salles standardisées sont également beaucoup plus faciles et moins coûteuses à soutenir au fil du temps.

Si votre équipement a été discontinué, ne reçoit plus de mises à jour de micrologiciel ou si ses pièces deviennent difficiles à trouver, vous vivez sur du temps emprunté. Au-delà du risque de fiabilité, il existe également un risque de sécurité : les appareils AV connectés au réseau qui ne reçoivent plus de mises à jour peuvent devenir un point d’entrée non corrigé sur votre réseau. Lorsque le matériel atteint sa fin de vie, il devient à la fois un risque pour la fiabilité et un risque pour la sécurité, ce qui constitue un signal clair qu’il est temps de le remplacer.

Dans beaucoup d’organisations, l’AV est géré de façon réactive. Il n’y a ni surveillance ni visibilité, et les équipes TI ne découvrent qu’une salle est en panne que lorsqu’un utilisateur se plaint, généralement au pire moment possible. Une modernisation est l’occasion idéale de mettre en place un véritable modèle de soutien : surveillance proactive, maintenance préventive et diagnostics à distance, afin que la plupart des problèmes soient détectés et résolus avant de perturber une réunion.

Une modernisation ne consiste pas simplement à remplacer un écran par un modèle plus grand. Lorsqu’elle est bien réalisée, elle consiste à concevoir vos salles selon une norme uniforme, à privilégier le mode hybride afin que les participants à distance et ceux présents sur place bénéficient d’une expérience équitable, à choisir du matériel pris en charge et évolutif, puis à mettre en place un modèle de soutien couvrant l’ensemble de la solution. Lorsque tout est bien conçu, la technologie devient invisible : les utilisateurs entrent dans la salle, appuient une fois sur un bouton et la réunion commence.

GAV est un intégrateur conception-construction, ce qui signifie qu’un seul partenaire est responsable du projet, de la découverte et de l’ingénierie jusqu’à l’installation et au soutien de jour 2. Nous évaluons vos salles, normalisons l’expérience, concevons pour le mode hybride, puis assurons le bon fonctionnement de l’ensemble grâce à des services gérés proactifs : surveillance 24 h sur 24, 7 jours sur 7, maintenance préventive, diagnostics à distance et soutien technique sur le terrain. L’objectif est simple : les salles fonctionnent chaque fois, et votre équipe TI peut se concentrer sur des priorités plus importantes.

Si vous ne savez pas si vos salles doivent être modernisées, demandez une consultation. Nous évaluerons votre installation actuelle, vous dirons honnêtement ce qui mérite d’être modernisé maintenant plutôt que plus tard et vous fournirons un plan salle par salle.

À quelle fréquence faut-il moderniser l’AV d’une salle de réunion?

La plupart des organisations prévoient une modernisation tous les cinq à sept ans, mais le véritable déclencheur est le besoin, et non l’âge du matériel. Si les salles sont peu fiables, ne sont pas adaptées au mode hybride, sont incohérentes ou ne sont plus prises en charge, il est temps d’agir, peu importe le calendrier.

Quelle est la raison la plus courante pour laquelle les entreprises modernisent leur AV aujourd’hui?

Le travail hybride. De nombreuses salles ont été conçues pour les réunions en personne et n’offrent pas une expérience équitable aux participants à distance. Les caméras, les microphones et les écrans doivent donc être repensés.

Devons-nous tout remplacer en même temps?

Non. Un bon intégrateur peut réaliser une modernisation par étapes, en donnant la priorité aux salles les plus utilisées ou les moins performantes, puis en normalisant les installations au fur et à mesure.

Le matériel AV plus ancien représente-t-il un risque pour la sécurité?

Il peut en représenter un. Les appareils AV connectés au réseau qui ne reçoivent plus de mises à jour de micrologiciel peuvent devenir un point d’entrée non corrigé, ce qui constitue l’une des raisons pour lesquelles il vaut la peine de remplacer le matériel en fin de vie.

Combien coûte une modernisation AV?

Cela dépend du nombre et de la taille des salles ainsi que des capacités dont vous avez besoin. La façon la plus claire d’établir un budget consiste à effectuer une évaluation salle par salle plutôt qu’à utiliser un seul montant forfaitaire.

Rédigé par Gianfranco, Directeur marketing numérique chez GAV MGMT