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La plupart des problèmes AV en entreprise ne sont pas vraiment des problèmes AV. Ce sont des problèmes liés au modèle opérationnel.
Depuis 2019, à travers plus de deux mille déploiements en entreprise, la même conversation se répète dans les salles de conseil partout au Canada. Un directeur ou une directrice du milieu de travail ou un vice-président ou une vice-présidente des TI sait que ses salles de réunion ne fonctionnent pas aussi bien qu’elles le devraient. Les demandes de soutien augmentent. Les cadres sont frustrés. On a vaguement l’impression que l’organisation dépense trop pour les technologies de collaboration et n’en retire pas suffisamment de valeur.
Ce qui manque presque toujours, c’est un chiffre. Sans chiffre, le problème reste vague. Avec un chiffre, il devient une question de budget.
Pourquoi ces coûts restent invisibles
La plupart des entreprises comptabilisent les AV comme une dépense en capital : équipement acheté, installé et amorti. C’est le chiffre que voit le directeur financier. Ce qu’il ne voit pas, c’est tout le reste, réparti dans différents budgets départementaux que personne ne rapproche les uns des autres.
Les entreprises canadiennes comptant plusieurs sites perdent, selon les estimations, de 1 M$ à 3 M$ par année en coûts liés aux technologies de collaboration qu’elles ne suivent jamais. Ce montant se répartit en quatre catégories récurrentes :
- Prise en charge par le soutien TI — les demandes de soutien AV sont discrètement absorbées par le budget du centre de services TI
- Perte de productivité liée aux démarrages retardés — temps des cadres perdu lorsque les réunions commencent en retard
- Frais généraux de gestion des fournisseurs — heures consacrées à la coordination des intégrateurs et des plateformes
- Remplacement prématuré — salles remplacées plusieurs années avant que cela soit réellement nécessaire
Chacun de ces coûts évolue différemment selon le nombre de sites, le volume de demandes de soutien et le niveau de standardisation de vos salles. Aucun n’apparaît dans la ligne budgétaire consacrée aux AV, ce qui explique précisément pourquoi le coût total reste invisible jusqu’à ce que quelqu’un fasse les calculs.
Transformer ces coûts en une conversation budgétaire
Un chiffre indicatif calculé rapidement est plus utile qu’un chiffre précis qui ne sera jamais calculé. GAV MGMT a élaboré un cadre complet permettant de calculer ce montant pour votre propre organisation, comprenant des points de référence documentés, les calculs sous-jacents à chaque catégorie et un exemple détaillé.
Foire aux questions
Combien les entreprises comptant plusieurs sites perdent-elles généralement en coûts AV non comptabilisés?
Les estimations pour les entreprises canadiennes comptant plusieurs sites se situent généralement entre 1 M$ et 3 M$ par année, principalement en raison de la prise en charge des demandes AV par le soutien TI, des pertes de productivité liées aux démarrages retardés, des frais généraux de gestion des fournisseurs et du remplacement prématuré des équipements.
Pourquoi ces coûts n’apparaissent-ils pas dans le budget AV?
La plupart sont absorbés par d’autres budgets départementaux, notamment les frais généraux du soutien TI ou le temps consacré à la coordination des installations. Aucun poste budgétaire unique ne permet donc d’en saisir l’ensemble.
Où puis-je calculer ces coûts pour ma propre organisation?
Le document téléchargeable de GAV MGMT, What Your Meeting Rooms Actually Cost You, présente les calculs et les points de référence documentés pour les quatre catégories, accompagnés d’un exemple détaillé.
Rédigé par Gianfranco, Directeur marketing numérique chez GAV MGMT