Les systèmes audiovisuels d’entreprise font désormais partie du réseau corporatif, s’intègrent aux infrastructures de gestion des identités et de sécurité, et interviennent dans toutes les réunions d’une organisation. L’audiovisuel est donc autant une décision des TI qu’une décision liée aux installations. Les meilleurs systèmes sont ceux que votre équipe peut déployer, surveiller, mettre à jour et faire évoluer avec la même rigueur que tous les autres terminaux informatiques.
Ce guide présente les critères que les directeurs des TI devraient prendre en compte lors du choix de solutions audiovisuelles d’entreprise pour les salles de conférence, l’affichage dynamique et les espaces hybrides.
Que devraient rechercher les directeurs des TI dans les systèmes audiovisuels d’entreprise?
Les directeurs des TI devraient privilégier des systèmes audiovisuels d’entreprise conçus pour fonctionner nativement sur le réseau, gérés de façon centralisée, standardisés selon les types de salles, sécurisés dès leur conception et reposant sur des plateformes dont les cycles de vie des micrologiciels et du soutien sont clairement définis. Le bon système répond aux besoins de chaque salle, est compatible avec la plateforme de réunion choisie par l’organisation et permet aux TI de surveiller l’état des équipements, de déployer des mises à jour et de résoudre les problèmes à distance à partir d’un seul endroit.
Commencer par les cas d’utilisation, puis définir les salles
Toute intégration audiovisuelle réussie commence par une compréhension de la façon dont les gens utilisent réellement chaque espace. Une petite salle de réunion pour quatre personnes, une salle de conseil de 20 places, une salle de formation et un mur d’écrans dans un hall d’entrée nécessitent des équipements audiovisuels commerciaux différents. Définir d’abord les cas d’utilisation permet aux TI d’établir un nombre limité de configurations standardisées et reproductibles, plutôt que de concevoir chaque salle au cas par cas.
Une norme de configuration des salles devrait préciser :
- Le type de salle et sa capacité, par exemple : petite salle de réunion, salle de réunion moyenne, salle de conseil, salle de formation ou espace polyvalent
- La principale plateforme de réunion, comme Microsoft Teams Rooms ou Zoom Rooms
- Les composants d’affichage, de caméra, de sonorisation et de contrôle approuvés pour ce type de salle
- Les exigences réseau, notamment les VLAN, le budget d’alimentation PoE et la bande passante
- Le modèle de soutien, y compris les responsabilités liées à la surveillance, aux mises à jour et au dépannage de premier niveau
Huit critères pour choisir des solutions audiovisuelles d’entreprise faciles à prendre en charge par les TI
1. Une conception native au réseau. Choisissez des systèmes fonctionnant sur Ethernet standard, prenant en charge l’alimentation PoE lorsque c’est possible et utilisant des ports et des protocoles documentés. L’audiovisuel natif au réseau permet aux TI d’appliquer les politiques existantes de commutation, de segmentation des VLAN et de qualité de service (QoS), sans avoir à maintenir une infrastructure audiovisuelle distincte.
2. Une gestion centralisée des appareils. Privilégiez une plateforme de gestion qui affiche l’état de chaque salle dans un tableau de bord unique, envoie des alertes et permet de déployer des mises à jour de micrologiciels et des modifications de configuration à grande échelle. La gestion à distance peut transformer une intervention sur place en quelques minutes de travail depuis le centre de soutien informatique.
3. Une certification officielle pour la plateforme de réunion. Les systèmes de salle de conférence certifiés Microsoft Teams Rooms ou Zoom Rooms offrent une expérience uniforme permettant de rejoindre une réunion d’une simple pression, tout en étant compatibles avec les outils de mise à jour et d’administration du fournisseur de la plateforme. L’expérience utilisateur demeure ainsi familière et le processus de soutien, clairement défini.
4. Une sécurité conforme à vos politiques. Demandez comment les appareils gèrent l’authentification, le chiffrement, les certificats et le protocole 802.1X. Assurez-vous que les mises à jour des micrologiciels sont signées et publiées selon un calendrier régulier, et que le fabricant diffuse des avis de sécurité.
5. Des configurations de salles standardisées et reproductibles. Un catalogue restreint de configurations standard simplifie l’approvisionnement, la gestion des pièces de rechange, la formation et le dépannage. Lorsque toutes les salles de réunion de taille moyenne utilisent la même configuration, une solution appliquée dans une salle peut être reproduite dans toutes les autres.
6. Un affichage dynamique évolutif. Pour l’affichage dynamique, privilégiez un système de gestion de contenu offrant des autorisations fondées sur les rôles, la planification de la diffusion et la surveillance à distance de l’état des écrans. Des écrans commerciaux conçus pour fonctionner pendant de longues périodes et gérés selon les mêmes politiques réseau permettent de maintenir un affichage fiable à mesure que le parc d’écrans s’agrandit.
7. Des solutions audio et vidéo adaptées aux environnements hybrides. Les espaces hybrides nécessitent un son clair et un cadrage qui inclut les participants à distance. Des microphones de plafond ou de table avec mixage automatique, des caméras capables de cadrer l’intervenant ou le groupe et des écrans adaptés aux dimensions de la salle permettent aux participants à distance de prendre pleinement part aux échanges.
8. Un modèle clair de cycle de vie et de soutien. Avant l’achat, vérifiez les conditions de garantie, la feuille de route des micrologiciels et la politique de fin de vie des produits. Déterminez ensuite qui sera responsable de la surveillance, des mises à jour et du service sur place. De nombreuses équipes des TI conservent la responsabilité du réseau à l’interne tout en confiant le soutien audiovisuel à leur partenaire d’intégration dans le cadre d’un service géré.
Pourquoi la flexibilité entre plusieurs fabricants est-elle importante?
Aucun fabricant ne convient à toutes les salles. Un intégrateur disposant d’un vaste portefeuille peut associer chaque espace à la plateforme la mieux adaptée à ses besoins : Crestron pour le contrôle et l’AV-sur-IP, Shure pour l’audio en réseau, Yealink ou Neat pour les appareils de salle de réunion natifs à la plateforme, ou Samsung pour les écrans et l’affichage dynamique. Les TI bénéficient ainsi d’une norme qu’elles peuvent prendre en charge, composée d’équipements sélectionnés selon les besoins de chaque espace. Comment les partenaires d’intégration audiovisuelle réduisent la charge de travail des TI Un intégrateur audiovisuel spécialisé en conception-réalisation regroupe dans un même mandat les normes de configuration des salles, la conception du réseau, la mise en service et la documentation. Les TI reçoivent ainsi un système accompagné des plans conformes à l’exécution, des inventaires d’appareils, des plans d’adressage IP et des identifiants d’administration, le tout présenté dans un format que l’équipe peut gérer dès le premier jour.
How AV integration partners reduce IT workload
A design-build AV integrator brings the room standards, network design, commissioning, and documentation together in one engagement. The result is a system IT receives with as-built drawings, device inventories, IP schedules, and admin credentials handed over in a format the team can manage from day one.
Liste de vérification pour évaluer les solutions audiovisuelles d’entreprise
| Question à poser | À quoi ressemble une bonne réponse |
| Le système fonctionne-t-il sur notre réseau standard? | Ethernet et PoE, ports documentés, prise en charge des VLAN et de la QoS |
| Peut-on le gérer à distance? | Un tableau de bord unique pour l’état des appareils, les alertes, les micrologiciels et les configurations |
| Est-il certifié pour notre plateforme de réunion? | Équipement certifié Teams Rooms ou Zoom Rooms |
| Comment est-il sécurisé? | 802.1X, chiffrement, micrologiciels signés et avis de sécurité publiés |
| Peut-on le standardiser? | Configurations reproductibles par type de salle et pièces de rechange communes |
| Pendant combien de temps sera-t-il pris en charge? | Cycle de vie publié, feuille de route des micrologiciels et conditions de garantie |
| Qui assure le soutien au quotidien? | Répartition clairement définie des responsabilités entre les TI et le service géré de l’intégrateur |
Foire aux questions
Que sont les systèmes audiovisuels d’entreprise?
Les systèmes audiovisuels d’entreprise regroupent les écrans, les caméras, les microphones, les haut-parleurs, les systèmes de contrôle et les plateformes d’affichage dynamique qui soutiennent les communications au sein d’une organisation. Dans les milieux de travail modernes, ils fonctionnent sur le réseau corporatif et sont gérés comme les autres terminaux informatiques.
Comment les équipes des TI gèrent-elles les systèmes audiovisuels répartis dans de nombreuses salles?
Les équipes des TI utilisent des plateformes centralisées de gestion des appareils pour surveiller l’état des salles, recevoir des alertes et déployer à distance les mises à jour des micrologiciels et des configurations. Des configurations de salles standardisées assurent une gestion uniforme dans tous les emplacements.
L’audiovisuel devrait-il utiliser son propre réseau?
La plupart des entreprises placent les appareils audiovisuels sur des VLAN dédiés au sein du réseau corporatif. Cette approche permet d’appliquer les politiques existantes de sécurité et de qualité de service, tout en organisant le trafic audiovisuel pour en faciliter la surveillance.
Quelle est la différence entre l’intégration audiovisuelle et l’achat d’équipements audiovisuels?
L’achat d’équipements fournit les composants. L’intégration audiovisuelle comprend la conception, la planification du réseau, l’installation, la programmation, la mise en service, la documentation et le soutien continu, afin que tous les éléments fonctionnent ensemble comme une solution intégrée.
Comment préparer les systèmes de salle de conférence aux besoins futurs?
Choisissez des appareils natifs au réseau, certifiés pour la plateforme de réunion utilisée et assortis d’une feuille de route des micrologiciels publiée. Adoptez des configurations standardisées qui peuvent être mises à jour en bloc. Les salles pourront ainsi évoluer au rythme des mises à jour logicielles plutôt que de nécessiter un remplacement complet des équipements.
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GAV MGMT conçoit et réalise des systèmes audiovisuels d’entreprise que les équipes des TI peuvent prendre en charge à grande échelle, grâce à un portefeuille multimarque permettant de répondre aux besoins de chaque salle. Visitez le centre d’expérience de GAV MGMT, situé au 100, rue King Ouest, à Toronto, pour découvrir des systèmes de salle de conférence, des solutions d’affichage dynamique et des espaces hybrides en fonctionnement. Vous pourrez également discuter de vos normes de configuration des salles avec notre équipe.
Rédigé par Gianfranco, Directeur marketing numérique chez GAV MGMT