L’établissement du budget pour une mise à niveau audiovisuelle commerciale commence par une question : combien cela coûte-t-il réellement? La réponse dépend de la taille de la salle, de son utilisation et du nombre d’espaces concernés, mais les organisations disposent de repères clairs pour planifier.
Coûts moyens des systèmes audiovisuels selon le type de salle
Salles de réunion informelles (2 à 6 personnes)
Une configuration de visioconférence de base comprenant un écran, une caméra et une barre audio coûte généralement entre 3 000 $ et 8 000 $ CA, installation comprise. Cela couvre les salles principalement utilisées pour les appels internes rapides et les courtes réunions d’équipe.
Salles de réunion de taille moyenne (6 à 12 personnes)
Les salles nécessitant des microphones dédiés, un écran plus grand et des systèmes de contrôle plus robustes coûtent généralement entre 10 000 $ et 25 000 $ CA. Cette catégorie couvre la plupart des salles de conférence standard dans un bureau d’entreprise.
Salles de conseil d’administration (12 personnes et plus)
Les salles de conseil équipées de plusieurs écrans, de réseaux de microphones au plafond ou sur la table, de panneaux de réservation de salle et de systèmes de contrôle intégrés coûtent généralement entre 30 000 $ et plus de 75 000 $ CA, selon les finitions et la complexité des usages de la salle.
Salles de formation et espaces polyvalents
Les espaces qui doivent prendre en charge les présentations, l’apprentissage hybride et les configurations réaménageables coûtent souvent entre 20 000 $ et 50 000 $ CA, principalement en raison des zones d’affichage supplémentaires et de la couverture audio requise.
Systèmes pour grandes salles et auditoriums
Les espaces spécialement conçus avec une distribution audio, des écrans grand format ou de la projection et des systèmes de contrôle avancés peuvent coûter entre 75 000 $ et plusieurs centaines de milliers de dollars CA, selon la capacité et la complexité technique.
Ces montants comprennent l’équipement, l’installation et la programmation standard. Ils n’incluent pas les modifications structurelles de la salle, comme les changements électriques ou les modifications de menuiserie intégrée.
Ce qui fait réellement augmenter ou diminuer les coûts audiovisuels
L’utilisation de la salle, et non sa taille
Une salle de 10 personnes utilisée uniquement pour les appels vidéo coûte moins cher à équiper qu’une salle de 10 personnes qui doit également prendre en charge des séances de formation hybrides, la présentation sans fil à partir de plusieurs appareils et l’intégration à un système de réservation de salles. C’est l’utilisation, et non la superficie, qui détermine l’estimation.
Le nombre de salles dans le projet
Les projets comportant plusieurs salles et plusieurs emplacements permettent généralement de réduire le coût par salle grâce à des ensembles d’équipements standardisés, à des achats en volume et à des modèles de programmation partagés. Une seule salle de conseil personnalisée coûte souvent plus cher par salle que la même conception reproduite dans dix emplacements.
L’infrastructure existante
Les bâtiments qui disposent déjà d’un câblage réseau, d’une alimentation électrique et d’une infrastructure de fixation adéquats coûtent moins cher à moderniser que ceux qui nécessitent des mises à niveau de l’infrastructure avant l’installation de l’équipement audiovisuel.
La complexité du contrôle et de l’automatisation
Une expérience simple permettant d’« appuyer sur un bouton pour rejoindre un appel » coûte moins cher qu’une salle dotée d’un changement automatisé de scènes, d’un éclairage et de stores intégrés et d’une gestion centralisée pour un ensemble de salles.
Le modèle de service et de soutien
L’entretien continu, la surveillance à distance et les ententes de niveau de service augmentent le coût total de possession, mais réduisent les temps d’arrêt et les appels de service imprévus pendant la durée de vie du système.
Comment établir le budget d’un projet audiovisuel
1. Commencez par l’utilisation, et non par la salle. Définissez ce que chaque salle doit permettre de faire (appels vidéo, présentations, formation hybride, diffusions à l’ensemble du personnel) avant d’établir le prix de l’équipement.
2. Faites effectuer une évaluation du site avant de finaliser un montant. L’infrastructure existante a une incidence importante sur le coût total, et une visite des lieux est le seul moyen d’établir ce coût avec précision.
3. Demandez une proposition par phases pour les projets comportant plusieurs salles. Standardiser la conception d’une salle dans plusieurs espaces est l’un des moyens les plus fiables de contrôler les coûts sans compromettre l’expérience.
4. Tenez compte du service, et pas seulement de l’installation. Un coût initial moins élevé associé à un faible soutien coûte souvent plus cher sur une période de trois à cinq ans qu’un coût légèrement plus élevé comprenant un entretien proactif.
Foire aux questions
Quel est le coût moyen d’un système audiovisuel pour une salle de conférence?
La plupart des salles de conférence standard (6 à 12 personnes) coûtent entre 10 000 $ et 25 000 $ CA, installation comprise, selon les exigences en matière d’audio et de contrôle.
Est-il moins cher de moderniser les systèmes audiovisuels salle par salle ou tout en même temps?
Standardiser une conception et la déployer dans plusieurs salles à la fois est généralement plus rentable par salle que de moderniser une salle à la fois, puisque l’approvisionnement en équipement et la programmation peuvent être partagés dans l’ensemble du projet.
Les prix des systèmes audiovisuels comprennent-ils l’installation?
Les devis de fournisseurs réputés devraient comprendre l’équipement, la main-d’œuvre d’installation et la programmation standard. Les travaux structurels, comme les modifications électriques ou de menuiserie intégrée, sont généralement évalués séparément.
À quelle fréquence un système audiovisuel commercial devrait-il être remplacé ou mis à niveau?
La plupart des systèmes audiovisuels commerciaux ont une durée de vie utile de cinq à sept ans avant que les écrans, les caméras ou les processeurs de contrôle arrivent en fin de soutien et doivent être remplacés.
Prêt à définir votre projet audiovisuel? Une évaluation salle par salle est le moyen le plus rapide d’obtenir un montant précis pour votre espace et votre utilisation spécifiques.
Rédigé par Gianfranco, Directeur marketing numérique chez GAV MGMT