BYOD (Apportez votre propre appareil) permet aux participants de diriger leurs réunions à partir de leur propre ordinateur portable, en utilisant la caméra, les microphones et l’écran de la salle. Un système de salle natif fonctionne avec Microsoft Teams Rooms ou Zoom Rooms sur un équipement dédié installé dans la salle, ce qui permet de démarrer une réunion d’une simple pression. Le BYOD convient aux espaces flexibles qui accueillent plusieurs plateformes, tandis que les systèmes natifs sont idéaux pour les salles très utilisées qui reposent sur une plateforme principale.
Choisir entre le BYOD et un système de salle natif est l’une des décisions les plus courantes que doivent prendre les organisations lors de la planification de leurs espaces de réunion. Les deux approches permettent de tenir d’excellentes réunions. Le bon choix dépend de l’utilisation de chaque salle, des plateformes utilisées par vos équipes et de la façon dont votre service informatique souhaite gérer ces espaces.
Ce guide présente les deux approches en termes simples, explique dans quelles situations chacune est la mieux adaptée et montre pourquoi de nombreuses organisations choisissent de combiner les deux.
Qu’est-ce que le BYOD dans une salle de réunion?
Le BYOD (Bring Your Own Device ou « apportez votre propre appareil ») consiste à connecter votre ordinateur portable à la salle de réunion, à l’aide d’un câble ou sans fil. Dans une configuration de vidéoconférence, votre ordinateur portable utilise la caméra, les microphones, les haut-parleurs et l’écran de la salle, tandis que l’application de réunion fonctionne directement sur votre ordinateur.
Vous entendrez également parler du terme BYOM (Bring Your Own Meeting ou « apportez votre propre réunion »). Les deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais il existe une distinction importante :
- BYOD peut simplement consister à connecter un ordinateur portable pour partager une présentation sur l’écran de la salle.
- BYOM désigne précisément le fait de lancer une réunion vidéo à partir de son ordinateur portable tout en utilisant la caméra, les microphones et les haut-parleurs de la salle.
Lorsqu’on compare le « BYOD aux systèmes de salle natifs », on fait généralement référence à une configuration de type BYOM : la réunion est lancée à partir de votre ordinateur portable, tandis que la salle fournit l’équipement audio et vidéo.
Qu’est-ce qu’un système de salle natif?
Un système de salle natif comprend un équipement de réunion dédié, intégré à la salle et fonctionnant avec une plateforme comme Microsoft Teams Rooms ou Zoom Rooms. La salle devient ainsi un participant prêt à se joindre à la réunion.
Voici comment cela fonctionne au quotidien :
- La salle est réservée dans le calendrier, comme n’importe quel autre espace de réunion.
- Vous entrez dans la salle et appuyez sur « Joindre » sur le panneau tactile installé sur la table.
- La réunion démarre à l’aide de la caméra, des microphones et de l’écran de la salle. Aucun ordinateur portable n’est nécessaire.
Comme toutes les salles utilisent le même logiciel, l’expérience demeure uniforme d’une salle à l’autre. Le service informatique peut également gérer les salles comme un parc d’appareils connecté.
Quand le BYOD est-il le bon choix?
Le BYOD (ou BYOM) est particulièrement adapté aux environnements où la flexibilité est une priorité. Il convient notamment lorsque :
- Vos équipes utilisent différentes plateformes. Les participants peuvent se joindre à des réunions Teams, Zoom, Webex ou Google Meet à partir de l’application déjà installée sur leur ordinateur portable.
- Des invités et des clients dirigent souvent les réunions. Les visiteurs peuvent lancer leurs propres réunions à partir de leur appareil personnel.
- La salle est un petit espace de réunion informel ou un espace flexible. Les réunions rapides et informelles profitent d’une configuration simple qui ne nécessite qu’une connexion.
- Vous souhaitez une configuration plus simple avec moins de composants dans la salle. L’ordinateur portable fournit le logiciel de réunion, tandis que la salle se concentre sur la caméra, l’audio et l’affichage.
Quand un système de salle natif est-il le bon choix?
Un système de salle natif est particulièrement adapté aux environnements où la constance de l’expérience et la simplicité d’utilisation sont prioritaires. Il convient notamment lorsque :
- Votre organisation utilise principalement une seule plateforme, comme Microsoft Teams ou Zoom.
- Vous souhaitez démarrer chaque réunion d’une simple pression, dans toutes les salles, sans avoir à connecter un ordinateur portable.
- Votre service informatique souhaite gérer, surveiller et mettre à jour les salles à partir d’un seul endroit. Des plateformes comme Microsoft Teams Rooms offrent un portail de gestion centralisé, avec des fonctionnalités qui varient selon la licence de la salle.
- La salle est une salle de conférence de direction ou un espace très utilisé, réservé toute la journée. Une salle toujours prête permet de respecter l’horaire des réunions qui s’enchaînent.
BYOD ou système de salle natif : comparaison côte à côte
| BYOD / BYOM | Système de salle natif |
Comment se joindre à une réunion | À partir de son ordinateur portable | D’une simple pression sur le panneau tactile de la salle |
Flexibilité des plateformes | Toute plateforme compatible avec l’ordinateur portable | Conçu pour une plateforme principale, avec des options pour rejoindre d’autres plateformes |
Expérience utilisateur | Dépend de l’ordinateur portable et des paramètres de chaque utilisateur | Uniforme dans toutes les salles |
Gestion informatique | Appareils de la salle gérés à l’aide des outils du fabricant | Appareils et logiciels de réunion gérés ensemble à partir d’un portail centralisé (les fonctionnalités varient selon la licence) |
Idéal pour | Petites salles de réunion informelles et espaces flexibles | Salles de conférence de direction et salles très utilisées |
Un système de salle natif peut-il rejoindre des réunions Zoom, Webex ou Google Meet?
Oui. De nombreux systèmes de salle natifs peuvent rejoindre des réunions hébergées sur d’autres plateformes. Ainsi, même une salle configurée principalement pour une seule plateforme peut accueillir une réunion lorsqu’un client envoie une invitation provenant d’un autre service.
- Salles Microsoft Teams propose deux options. La fonctionnalité Direct Guest Join permet de rejoindre des réunions Zoom et Cisco Webex, ainsi que Google Meet sur les systèmes Teams Rooms fonctionnant sous Windows. La connexion multiplateforme par SIP permet de prendre part à un éventail plus large de services. (Microsoft Learn)
- Salles Zoom peut rejoindre des réunions Microsoft Teams, Webex et Google Meet grâce à la fonctionnalité de connexion directe en tant qu’invité (University of Michigan ITS)
Ces fonctionnalités doivent être activées par votre administrateur, et l’expérience peut différer de celle d’une réunion tenue sur la plateforme principale de la salle. Un intégrateur audiovisuel peut confirmer les fonctionnalités prises en charge par vos salles selon leur configuration.
Pourquoi de nombreuses organisations utilisent les deux approches
La plupart des milieux de travail comprennent différents types de salles. Une approche hybride permet donc d’adapter chaque espace à son utilisation :
- Systèmes de salle natifs dans les salles de conférence de direction et les espaces utilisés toute la journée.
- BYOD / BYOM dans les petites salles de réunion informelles et les espaces qui nécessitent davantage de flexibilité.
- Les mêmes normes en matière de caméras, d’audio et d’affichage dans les deux types d’espaces, afin d’offrir une expérience familière aux utilisateurs, peu importe la salle.
Une salle peut également être conçue pour prendre en charge les deux modes, selon l’équipement sélectionné. Les équipes disposent ainsi d’un même espace pour leurs réunions internes et leurs appels clients sur d’autres plateformes.
Comment faire le bon choix : les questions à se poser pour chaque salle
- Quelles plateformes vos équipes et vos clients utilisent-ils le plus souvent? Une plateforme principale favorise un système natif. Plusieurs plateformes favorisent le BYOD.
- Qui dirige les réunions dans cette salle? Les réunions dirigées par les employés favorisent un système natif. La présence fréquente d’invités favorise le BYOD.
- À quelle fréquence la salle est-elle réservée? Une utilisation continue tout au long de la journée favorise un système natif. Une utilisation occasionnelle favorise le BYOD.
- Comment votre service informatique souhaite-t-il gérer cet espace? La surveillance et les mises à jour centralisées favorisent un système natif.
- Quelle est la taille de la salle? Les salles de conférence de direction et les salles de formation conviennent souvent aux systèmes natifs. Les petits espaces de réunion informels conviennent souvent au BYOD.
En répondant à ces questions pour chaque salle, vous pourrez généralement établir un plan clair qui, dans bien des cas, combinera les deux approches.
Foire aux questions
Quelle est la différence entre le BYOD et un système de salle natif?
Avec le BYOD, la réunion se déroule sur votre ordinateur portable et utilise la caméra, les microphones et l’écran de la salle. Avec un système de salle natif, la réunion fonctionne à partir d’un équipement dédié installé dans la salle, comme Microsoft Teams Rooms ou Zoom Rooms, et démarre d’une simple pression sur le panneau tactile.
Quelle est la différence entre le BYOD et le BYOM?
Le BYOD (Bring Your Own Device) désigne toute utilisation d’un appareil personnel dans une salle, y compris le simple partage d’écran. Le BYOM (Bring Your Own Meeting) désigne précisément le fait de lancer une vidéoconférence à partir de son ordinateur portable en utilisant la caméra, les microphones et les haut-parleurs de la salle. Les deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable.
Microsoft Teams Rooms peut-il rejoindre des réunions Zoom?
Oui. Microsoft Teams Rooms peut rejoindre des réunions Zoom et Cisco Webex grâce à la fonctionnalité Direct Guest Join, ainsi que des réunions Google Meet sur les systèmes Teams Rooms fonctionnant sous Windows. La connexion multiplateforme par SIP permet également de rejoindre d’autres services. Ces options doivent être activées par votre administrateur.
Zoom Rooms peut-il rejoindre des réunions Microsoft Teams?
Oui. Zoom Rooms peut rejoindre des réunions Microsoft Teams, Webex et Google Meet grâce à la fonctionnalité de connexion directe en tant qu’invité (Direct Guest Join), une fois celle-ci activée par votre administrateur.
Le BYOD ou un système de salle natif est-il préférable pour une petite salle de réunion informelle?
Le BYOD est souvent un excellent choix pour les petites salles de réunion informelles, puisqu’elles accueillent généralement des réunions rapides sur différentes plateformes. Un système natif peut également être une bonne option si l’organisation utilise principalement une seule plateforme.
Un même bureau peut-il utiliser à la fois des systèmes BYOD et des systèmes de salle natifs?
Oui. De nombreuses organisations installent des systèmes de salle natifs dans les salles de conférence de direction et les espaces très utilisés, et privilégient le BYOD dans les espaces flexibles. Elles appliquent les mêmes normes en matière de caméras, d’audio et d’affichage dans les deux types de salles.
Découvrez les deux approches en action
GAV MGMT conçoit des espaces de réunion en fonction de l’utilisation réelle de chaque salle, en s’appuyant sur un portefeuille de solutions de plusieurs fabricants. Que vos salles nécessitent une configuration BYOD, un système de salle natif ou une combinaison des deux, nous vous aidons à choisir la solution adaptée à chaque espace.
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Rédigé par Gianfranco, Directeur marketing numérique chez GAV MGMT